EMPLOYMENT OPPORTUNITY
Team Administrative Assistant
Reference Number: 20110519
Location: Greater Montreal Area
Terms of Employment: Permanent Full-time (37.5 hours per week)
Salary Scale: $38,640 – $45,459 (according to experience)
CEDEC is hiring a Team Administrative Assistant to work in its Greater Montreal Area office.
Responsibilities:
Dynamically representing CEDEC for the purpose of government liaison and community
relations
Providing administrative support including but not limited to the following: preparing
correspondence, reports and manuals, proofreading text for accuracy
Coordination of the logistics of community events, meetings and other activities described
in CEDEC action plans
Responsible for office support services including but not limited to:
o Representing CEDEC for the purpose of landlord liaison
o Coordination of office maintenance, ordering of office supplies, coordination of
security services, equipment rental, etc.
Journaling and expediting accounts payable, accounts receivable, the CEDEC travel and
expense reimbursement claims and journal entries and correcting same as required
Ensuring the CEDEC Expense Guidelines are implemented and respected
Providing office reception services
Coordinating appointments and meetings
Coordinating and processing of incoming and outgoing mail
Compiling material and data for periodic publications such as directories, newsletters,
and records
Preparing and distributing minutes of meetings
Coordinating and maintaining a resource library, hard copy and/or electronic filing
systems
Monitoring the smooth operation of all computers and peripheral equipment in the office
and arranging for the acquisition of maintenance and repair services
Assuming other appropriate duties compatible with experience and qualifications as
assigned by the Executive Director and/or the Operations Manager
EMPLOYMENT OPPORTUNITY
Qualifications:
The requirements for this position are as follows:
• Secondary School diploma (appropriate DEP considered an asset)
• Secretarial and/or administrative training beyond secondary school and/or
relevant work experience
• 5 to 10 years experience in relevant work an asset
• Office management experience
• Bilingual: English and French (spoken and written)
• Strong computer literacy with experience using Microsoft Office
• Proficiency in the use of Simply Accounting
• Experience in bookkeeping, budgeting and reporting
Skills:
Ability to organize and to coordinate
Strong interpersonal abilities
Discretion and reliability
In addition, CEDEC seeks a person of integrity with the ability to inspire and engage others in
Community Economic Development and Employability activities that will generate positive
results.
In communities across Quebec, CEDEC shares its experience in planning and developing
partnerships with the aim to strengthen local economies and employability of the Englishspeaking
and broader community.
For more information about CEDEC, visit http://www.cedec.ca.
Resumes should be sent to jobs@cedec.ca and include Reference Number: 20110519 in the
subject line. Deadline to apply is May 19, 2011 at 5 pm.
CEDEC is funded by the Government of Canada’s Enabling Fund.
OFFRE D’EMPLOI
Adjoint administratif
Numéro de référence : 20110519
Lieu de travail : Région métropolitaine de Montréal
Conditions d’emploi : Permanent, temps plein (37,5 heures par semaine)
Échelle salariale : 38 640 $ — 45 459 $ (selon l’expérience)
La CEDEC est à la recherche d’un adjoint administratif pour l’équipe de travail de son bureau
établi dans la région métropolitaine de Montréal.
Responsabilités :
Représenter la CEDEC avec dynamisme dans les relations gouvernementales et
communautaires
Fournir du soutien administratif qui comprend, mais ne se limite pas aux éléments
suivants : préparer la correspondance, les rapports et les guides, et relire les textes pour
leur justesse;
Coordonner la logistique des événements communautaires, des réunions et des autres
activités décrites dans les plans d’action de la CEDEC;
Être responsable des services de support administratif qui comprennent, mais ne se
limitent pas aux éléments suivants :
o Représenter la CEDEC dans les relations avec le propriétaire;
o Coordonner l’entretien de l’espace de bureau, commander les fournitures de
bureau, coordonner les services de sécurité et les services de location
d’équipement, etc.;
Comptabiliser les comptes fournisseurs et clients, assurer le traitement rapide des
demandes de remboursement de frais de déplacement ou de dépenses, effectuer les
entrées comptables et les corriger au besoin;
S’assurer que les directives du guide de dépenses de la CEDEC sont appliquées et
respectées;
Effectuer les tâches de réception;
Coordonner les rendez-vous et les réunions;
Coordonner et traiter la correspondance reçue et le courrier à expédier;
Compiler les données et rassembler le matériel destiné aux publications périodiques
comme les répertoires, les bulletins et les dossiers;
Préparer et distribuer les procès-verbaux de réunions;
Coordonner une bibliothèque de ressources et entretenir des systèmes d’archivage
électronique ou papier;
S’assurer du fonctionnement harmonieux des équipements informatiques et des
périphériques du bureau et acquérir les services d’entretien et de réparation;
Endosser toutes autres tâches compatibles avec son expérience et ses compétences
telles qu’attribuer par le gestionnaire des opérations ou le directeur général.
OFFRE D’EMPLOI
Qualifications :
Les exigences relatives à ce poste sont les suivantes :
• Posséder un diplôme d’études secondaires (un diplôme d’études
professionnelles (DEP) pertinent sera considéré comme un atout)
• Posséder une formation postsecondaire en secrétariat ou en administration ou
une expérience de travail pertinente;
• Posséder de 5 à 10 ans d’expérience de travail pertinente est un atout;
• Posséder de l’expérience en gestion de bureau;
• Connaître l’anglais et le français (bilinguisme parlé et écrit);
• Posséder de solides connaissances en informatique et de l’expérience dans
l’utilisation de Microsoft Office;
• Être compétent dans l’utilisation de Simple Comptable;
• Posséder de l’expérience en tenue de livres, en budgétisation et en
rédaction de rapports.
Compétences :
Être apte à organiser et à coordonner;
Posséder un très grand entregent;
Faire preuve de discrétion et de fiabilité.
De plus, la CEDEC recherche d’une personne intègre qui a la capacité d’inspirer les gens et de
les impliquer dans des activités de développement économique communautaire et
d’employabilité qui génèrent des résultats positifs.
La CEDEC partage avec la communauté anglophone et la communauté dans son ensemble
l’expérience qu’elle a acquise en planification et en développement de partenariat dans le but de
renforcer l’économie régionale et l’employabilité de communautés à travers le Québec.
Pour plus de renseignements sur la CEDEC, visitez le http://www.cedec.ca.
Les curriculum vitae doivent être envoyés par courriel à jobs@cedec.ca et inclure le numéro de
référence 20110519 dans la ligne de l’objet. Les candidatures sont acceptées jusqu’au 19
mai 2011, 17 h.
* Dans ce document, l’emploi du masculin générique désigne aussi bien les femmes que les
hommes et est utilisé dans le seul but d’alléger le texte.
La CEDEC est financée par le Fonds d’habilitation du gouvernement du Canada.
For more info — call Marianna 514 834-9204
